Dando continuidad a los artículos de trabajo 2.0, hoy he querido hablarles de Dropbox, un servicio en la nube indispensable para todo aquel que desee la movilidad de sus archivos.
Primero es importante comprender qué es la cloud computing o computación en la nube. Es Internet a través de servicios web que permiten mantener nuestra información disponible en todo momento y en cualquier lugar. Con los servicios en la nube siempre tienes a la mano tus archivos de office, fotos, vídeos, música, la agenda, contactos, el calendario, lista de tareas, juegos y cualquier cosa que puedas imaginar (hablando en términos de informática). Con los servicios cloud no necesitas instalar aplicación alguna en tu PC para poder acceder a tus archivos; todo está en la nube.
Dropbox es el servicio de almacenamiento que se ha posicionado como favorito por muchos de los usuarios de la nube y compite con servicios similares como SkyDrive, Box o Google Drive. Hoy vamos hablarte de qué es y cómo puedes usarlo para trabajar en el mundo 2.0.
Para comprenderlo fácilmente, Dropbox es un pen drive o disco duro portátil, pero sin soporte físico. En el almacenas todos tus documentos, fotos y vídeos. Dropbox los guardará automáticamente, para cuando necesites acceder a ellos, desde cualquiera de tus ordenadores, teléfonos e incluso en el sitio web de Dropbox.
¿Cómo funciona Dropbox?
Yo uso Dropbox de la siguiente forma:
Dropbox dispone de aplicaciones de escritorio para computadoras con sistemas Windows o Mac. También dispone de aplicaciones móviles para ser usado en teléfonos BlacKBerry, Android o iPhone, garantizando así que siempre puedas acceder fácilmente a tu información.
Mis archivos en todos lados: mi Dropbox lo tengo instalado en mi PC, mi teléfono y en el computador de la oficina. Así, cuando estoy trabajando en la oficina guardo mis archivos en él, si luego necesito revisar el archivo o continuar editándolo en casa, solo debo abrirlo y continuar trabajando. Todo se hace de una forma transparente para que yo no tenga que preocuparme en revisar si el archivo está o no en mi casa. Si lo guardé en Dropbox, estará allí cuando lo necesite ¡No tendrás que volver a enviarte un archivo a ti mismo!
Movilidad en todos los sentidos: si trabajo en algún documento de la universidad, y digamos que al llegar al aula algún compañero de clases necesita el archivo, solo debo entrar a la aplicación móvil desde mi celular, buscar el archivo y compartirlo por correo. El sistema genera automáticamente un link público desde dónde mi compañero de clases podrá descargar el archivo y disponer de él. ¡Así de fácil!
Siempre privado, también público: los archivos de Dropbox son tuyos y solamente tuyos. Más nadie puede acceder a ellos. Por eso al crear una cuenta dispones de un nombre de usuario y una clave de seguridad secreta y, si no te es suficiente, puedes activar "la verificación de dos paso" ¿Qué pasa si necesito compartir un archivo? Los Desarrolladores de Dropbox han pensado en todo. También dispones de una carpeta pública, en ella colocas todos los archivos susceptibles a ser compartidos. Cuando quieras enviarlo a alguien, en Windows por ejemplo, debes hacer clic derecho en el archivo (previamente guardado en la carpeta pública), en el menú emergente accede a Dropbox y selecciona "copiar enlace público" luego podrás compartirlo por correo, Messenger o las redes sociales que desees y quien tú quieras podrá disponer del archivo. Importante, mientras quieras que la gente acceda al archivo, no podrás moverlo de la carpeta público, caso contrario con moverlo de lugar o cambiar el nombre, será suficiente para dejar de estar disponible.
Compartir los archivos por medio de enlaces es muy útil en los entornos de trabajo. Por ejemplo en mi oficina no puedo enviar por el correo corporativo archivos adjuntos superiores a 4MB, esto con el fin de no saturar el servidor. Por lo tanto, cuando necesito enviar un archivo de mayor tamaño como un PowerPoint con muchas imágenes o un video de la empresa, lo coloco en mi carpeta pública de Dropbox y envío el enlace por Mail. Con Gmail me sucede igual; cuando un archivo pesa más de 20MB Gmail no te permitirá enviar el adjunto, entonces recurro al enlace público de Dropbox.
¿De qué me sirve compartir una carpeta? De mucho. Con la opción de compartir carpetas de Dropbox logras el trabajo social del que les he hablado antes. En mi caso por ejemplo, dispongo de una Carpeta compartida con quienes editamos este blog, en ella están todos los archivos de los próximos post, estudios para redactar los artículos, imagines y todo lo que necesitamos para él. Así por ejemplo si escribo un artículo, mi colega podrá acceder a él y realizar la última revisión de rigor y viceversa. También podemos editar documentos al mismo tiempo, es decir, escribir artículos de forma colaborativa y lo mejor de todo es que Dropbox lleva un historial de los cambios realizados al documento por una u otra persona, si necesitas volver a una versión anterior, la seleccionas y listo; también puedes recuperar un archivo borrado accidentalmente. Al final los artículos están disponibles para que cualquiera pueda subirlos al blog.
Dropbox te permite una cuenta gratuita o Premium bajo pago. Con la cuenta gratuita tienes almacenamiento en la nube de hasta 2GB con capacidad de obtener más capacidad de almacenamiento gratis (hasta 16GB), para las cuentas Premium hay planes de 100GB, 200GB y 500GB por un valor de $99,00, $199,00 y $499,00 al año respectivamente. En mi caso he usado las opciones que me permiten ampliar el almacenamiento de manera gratuita y cuento con 9 GB en la actualidad.
Definitivamente, Dropbox es un poderoso servicio para trabajar en este nuevo mundo del trabajo, donde cada día necesitamos más de herramientas que faciliten la disponibilidad de la información, la capacidad de compartir y la integración de los entornos de trabajo.
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